Cinco razones para implementar RPA

Introducción

La transformación digital es una tendencia que se ha impuesto y como consecuencia la necesidad de implementar RPA se ha vuelto imprescindible. En este artículo te presentamos las razones más importantes para implementar RPA en tu empresa.

¿Qué es la RPA y cómo colabora con la transformación digital?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés, Robotic Process Automation) es una tecnología que utiliza software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que tradicionalmente realizan las personas.

Estos robots digitales pueden imitar muchas de las acciones que las personas realizan en un ordenador, como ingresar datos, realizar cálculos, mover archivos y ejecutar aplicaciones.

Es por eso que la RPA juega un papel fundamental en la transformación digital al automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, lo que permite a las empresas aumentar significativamente su eficiencia operativa y reducir errores.

 Según estudios de Gartner, en los próximos 2 años se espera un crecimiento global del RPA del 72%, y que el 53% de las compañías en el mundo comenzará a implementar RPA

Ello quiere decir que más de la mitad de las empresas ya está considerando la posibilidad de hacerlo.

¿Tu compañía se encuentra en la mitad que lo está analizando?

Sin embargo, hemos observado que muchas de las empresas en Latinoamérica tienen ciertas reservas o experiencias fallidas acerca de la introducción del RPA.

Por un lado, están aquellas que piensan que la automatización es solo para las grandes empresas y otras que se lanzan a construir robots digitales sin tener una estructura ni una cultura digital bien consolidada.

La cuestión es que la automatización no es una tendencia exclusiva de las grandes empresas y, mucho menos, se debe tomar a la ligera. Debe abordarse de manera estratégica y con una buena gobernanza.

¿Cuándo es momento de considerar RPA en tu empresa?

El momento adecuado para considerar la implementación de RPA en una empresa puede variar según las necesidades y características específicas de la organización. Sin embargo, hay ciertos indicadores y situaciones que pueden señalar que es el momento oportuno para explorar esta tecnología:

1. Procesos repetitivos y basados en reglas: Si tu empresa tiene una gran cantidad de tareas repetitivas y manuales que siguen reglas definidas, como la entrada de datos, procesamiento de facturas, y generación de informes, es un buen momento para considerar RPA. Estas tareas son ideales para la automatización, ya que los robots digitales pueden realizarlas con alta precisión y sin errores.
2. Errores frecuentes y costos asociados: Si tu empresa enfrenta errores frecuentes en procesos manuales que resultan en costos adicionales debido a retrabajos, penalizaciones o pérdida de clientes, RPA puede ayudar a minimizar estos errores y mejorar la calidad de los resultados.
3. Necesidad de escalabilidad y flexibilidad: Si tu empresa está creciendo rápidamente o tiene fluctuaciones en la demanda de trabajo que requieren una escalabilidad ágil, RPA puede proporcionar la flexibilidad necesaria para manejar estos cambios sin la necesidad de contratar y capacitar personal adicional.
4. Requisitos de cumplimiento y auditoría: Si tu empresa opera en un entorno altamente regulado con estrictos requisitos de cumplimiento y auditoría, RPA puede ayudar a garantizar que los procesos se realicen de acuerdo con las normativas y proporcionar registros detallados y precisos para auditorías.
5. Bajo valor agregado en tareas actuales: Si los empleados de tu empresa están dedicando una cantidad significativa de tiempo a tareas administrativas de bajo valor agregado, en lugar de enfocarse en actividades estratégicas y de mayor impacto, RPA puede liberar su tiempo para que se concentren en iniciativas más importantes para el crecimiento y la innovación.
6. Manejo de grandes volúmenes de datos: Si tu empresa necesita procesar y analizar grandes volúmenes de datos de manera eficiente y rápida, RPA puede ser la solución. Los robots digitales pueden manejar enormes cantidades de datos con rapidez y precisión, facilitando la toma de decisiones basadas en datos y mejorando la eficiencia operativa.

Ventajas de implementar RPA

RPA les permite a las empresas reducir sus costos entre un 30% y un 50%. Se trata de una inversión inteligente, si se aplica en el proceso correcto y sobre todo si es bien gestionada, Puede mejorar significativamente los resultados de la organización ya que impacta de forma positiva en la rentabilidad y también en los indicadores de calidad y de mejora continua.

¿Cómo abordar la automatización de procesos, RPA?

La implementación de RPA requiere una visión estratégica y una cultura corporativa abierta al cambio. Esto implica un cambio en los modelos de trabajo y de operación. Así como de roles, lo que exige un alto componente de aceptación y comprensión por parte de los empleados respecto a la convivencia e interacción productiva con la tecnología.

Para abordar la automatización de procesos es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

1.  Determinar cuáles son las expectativas en cuanto al nivel de automatización. Es decir, hay que definir las diferencias entre el estado actual de los procesos y los resultados esperados con RPA. Para ello, se analiza cada uno de los procesos con sus variables: actores que intervienen, tiempos de ejecución, errores, insumos, resultados, costes, etc. El conocimiento de la situación actual y de las metas esperadas te permitirá gestionar las iniciativas de manera sólida y favorecer el ROI potencial.
   2. Debes asegurarte de que todas las partes interesadas o que intervengan en el proceso participen en el proyecto. Necesitas una estrategia operativa con un enfoque colaborativo, integral y transversal en toda la organización.
   3. Gobernanza. Introducir la automatización sin una visibilidad corporativa y una supervisión claras es peligroso. Los robots digitales son una fuerza laboral que, como cualquier otra, debe administrarse y liderarse correctamente para maximizar su efectividad.
   4. Herramientas de automatización. Para que un proyecto de automatización genere el menor rechazo posible, es conveniente emplear herramientas amigables que permitan la interacción de los perfiles funcionales.

¿Herramientas gratis o licenciadas?

Muchas empresas optan por comenzar con RPA usando herramientas de código abierto, ya que no tienen tarifas de licencia iniciales y es una forma válida de empezar.

Sin embargo, es frecuente que el entusiasmo inicial se desplome drásticamente a lo largo del proyecto, ya que pueden requerir gastos de implementación adicionales, contratación de recursos especializados, tiempos de preparación mayores de los esperados y será necesario confiar en la comunidad de código abierto para obtener soporte y actualizaciones.

De hecho, las herramientas de código abierto suelen ser más caras de implementar que las comerciales y pueden aumentar el riesgo.

Además, para escalar la RPA necesitas personas capacitadas para escribir los scripts y mantener los robots digitales. La necesidad de ingenieros de RPA capacitados en entornos de automatización de código abierto puede ser costosa y se vuelve cada vez más crucial a medida que las empresas comprenden cómo pueden automatizar otras áreas del negocio y aumenta la demanda de RPA.

STELA RPA una opción que debes considerar

En este sentido, conocer la plataforma de STELA RPA es una buena forma de introducirse en la tecnología.

Su enfoque se basa en la construcción de robots digitales utilizando el lenguaje natural, es decir, sin código, que permite ser operado por personas que no sepan programar, por perfiles funcionales o quienes realizan y conocen el proceso.

De esta forma, es posible integrar a los equipos en la implementación y obtener una muy buena rentabilidad por el ahorro de recursos y tiempo.

Esta herramienta brinda celeridad y sencillez en la creación de automatizaciones, facilitando el mantenimiento y la escalabilidad de la RPA.

STELA RPA es desarrollada en Latinoamérica, por lo que la capacitación y el soporte son en español.