Necesidad
En el marco del cambio de sistema core, se requería migrar toda la data registrada en cada uno de los procesos al nuevo sistema basado en la web, más robusto y que soporte toda la gestión con la trazabilidad e integración de las diversas áreas administrativas, financieras, clínicas, operativas, de proveeduría, inventario y farmacia El sistema actual, desarrollado en tecnologías de escritorio, presenta una alta complejidad para la extracción de la data maestra, ya que no podía hacerse desde la base de datos, sino que hubo que hacerlo manualmente desde interfaz gráfica. (migración) Inicialmente se consideró contratar a un equipo de más de 10 personas para carga de datos y recursos técnicos adicionales. Se determinaron las siguientes limitantes de hacer la migración de forma manual: - Proceso de reclutamiento y selección de personal constantes y desgastantes
- Tareas de capacitación constantes, que extendían los tiempos de entrega de los resultados.
- Costos elevados en la contratación de varios recursos en simultánea
- Alto margen de error en la digitación
- Capacidad productiva acotada al horario de trabajo (8X5)
- Alta rotación del personal por tratarse de una labor repetitiva
- Manejo de información sensible, por lo cual se requería gestionar y firmar acuerdos de confidencialidad con cada colaborador
Solución con STELA – Automation made simple
Al realizar la migración de manera automatizada usando robots digitales construidos sobre STELA, nuestra plataforma cero código, se logró: Usar un perfil funcional que construyera fácilmente los asistentes digitales Automatizar 60 procesos en 11 meses. La construcción de robots para tareas específicas en flujos de creación y actualización de datos en el sistema en procesos como: cuentas contables, creación de centros de costos, procedimientos, insumos y registro de materiales, control de stock, gestión de documentos, convenios, exámenes clínicos, entre otros.
Resultados
Ahorros muy considerables de tiempo y dinero, en el entorno del 80%, frente a costos manuales. En los procesos con flujos críticos y extensos se programó la ejecución simultánea de 10 robots trabajando en paralelo 24/7, lo que permitió maximizar la productividad y aumentar el retorno de inversión gracias a los beneficios de la licencia TODO INCLUIDO de STELA Como se encuentra en un proceso de implementación, hay ciclos interminables de pruebas que STELA ayuda a validar Los siguientes son los resultados de la automatización de tan solo uno de los procesos, denominado Creación de Procedimientos:
Cuadro comparativo de tareas realizadas por STELA vs Manual
ASPECTO | STELA | MANUAL |
Carga Total de registros | 8.500 registros | 8.500 registros |
Carga por dia | 850 registros por robot | 85 registros por persona |
Tiempo Empleado por dia | 9 horas por robot | 8 horas por persona |
Distribución | 10 robots | 10 personas |
Tiempo total empleado | 9 horas | 850 horas (12 días)* |
Campos por bot | Promedio 40 campos | Promedio 40 campos |
Integraciones | Excel y Core Web | NA |
STELA ayudó a acelerar notoriamente los procesos, generando ahorros muy importantes, sumando a ello, la facilidad que brinda en la detección de fallos del nuevo sistema Core en las primeras fases de implementación y Estos van a ser utilizados desde QA.
*(Indicador que se define a partir del tiempo que en efecto dedicó una persona para la carga de 1 registro con sus 40 campos, el cuál insumió 90% de tiempo más que STELA) La ponderación de esa medición arrojan las 850 horas)
